Virtuelle Assistenz werden - Tipps für einen erfolgreichen Start


Was ist eine virtuelle Assistenz (VA)?

Der Name ist Programm: eine VA oder VPA ist ein (persönlicher) Assistent im virtuellen Raum. Wer als VA arbeitet, unterstützt Firmen oder Solo-Preneure online - in den meisten Fällen aus dem Home-Office. Dabei sind die Aufgabengebiete vielseitig, denn überall dort, wo Unterstützung benötigt wird, kann eine VA tätig werden. Die Zusammenarbeit läuft dabei komplett digital ab. Man trifft sich in Online-Konferenzräumen (MS-Teams, Zoom, Skype usw.), teilt Zugänge zu gemeinsamen Programmen und Tools (Google Drive, Dropbox, Facebook o.ä.) und kommuniziert via E-Mail oder Messenger (Outlook, WhatsApp usw.).




Was macht eine virtuelle Assistenz?

Generell unterscheidet man zwischen einer Tätigkeit als Allrounder und Experte. Mögliche Aufgaben:

  • Backoffice (administrative Aufgaben, Anruf- und E-Mail-Bearbeitung, Korrespondenz, Datenerfassung, Datenrecherche etc.)

  • Persönliche Assistenz (Terminkoordination, Postfachbetreuung, Terminerinnerungen, Reiseplanung etc.)

  • Eventplanung (Vorbereitung wie Locations suchen und reservieren, Unterstützung bei der Durchführung, Hotelbuchungen etc.)

  • Content-Erstellung (Erstellen von Präsentationen, Berichten, Artikeln, Pressemeldungen, Postings etc.)

  • Content-Services (Podcasts oder Videos schneiden, bearbeiten, verwalten, hochladen etc.)

  • Unterstützung im Social Media Marketing (Wettbewerbsanalysen, Recherche von Ideen, Hashtags oder neuen Zielgruppen, Influencer-Suche, Betreuung der Social Media Kanäle, Kampagnen erstellen, Ads schalten, Monitoring, Community Management etc.)


Was musst du als Virtuelle Assistenz mitbringen?

Das ist vom Auftraggeber und den Tätigkeiten, die du ausführen sollst, abhängig. Du willst Kleinunternehmen das Leben erleichtern, indem du dich um deren Buchhaltung kümmerst oder die Social-Media-Kanäle betreust? Dann musst du entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen aufweisen. Das gilt auch für die Branche und Berufsfelder, in denen du tätig sein möchtest. Je mehr Kenntnisse und Erfahrungen du hast, umso größer sind deine Chancen. Eine klassische Ausbildung zur VA gibt es nicht.

Eine Sache solltest du als VA allerdings unbedingt mitbringen: die Bereitschaft, dich mit den modernen Formen der Online-Zusammenarbeit auseinanderzusetzen. Eine gewisse digitale Affinität ist erforderlich. Außerdem solltest du dich mit den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) auskennen und Tools für die Online-Kommunikation. Social Media ist vielleicht nicht zwingend erforderlich, wenn du dich um die Finanzen eines Unternehmen kümmerst. Für ein wenig Eigenwerbung und Networking ist Social Media aber von Vorteil.



5 Schritte auf deinem Weg zur Virtuellen Assistenz

1. Yes, you can!!!! - Was dein Mindset mit deiner Selbstständigkeit zu tun hat

Der Schritt in die Selbstständigkeit verursacht erstmal schlaflose Nächte. Seine Komfortzone zu verlassen, ist ein Riesenschritt für die Meisten. Soll ich, soll ich nicht - das kannst nur du allein entscheiden. Du kannst allerdings zunächst nebenberuflich starten und den Schritt in die hauptberufliche Selbstständigkeit auf später verschieben.

Den Meisten macht ihr Mindset und ihre negativen Glaubenssätze zu schaffen. ICH KANN DIES NICHT, ICH SCHAFFE DAS NIE, ICH HABE KEIN TALENT FÜR DIES ODER JENES - das kennt jeder, oder? Deshalb ist das der erste Schritt: Schaffe dir ein positives Mindset! Was du als VA brauchst ist vor allem Mut und Durchhaltevermögen. Alles andere kannst du lernen.

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2. Ein Gewerbe anmelden - so gehts

Nun kommt der nächste Schritt. Du hast vielleicht schon eine genaue Vorstellung, welche Dienstleistung du anbieten möchtest. Spätestens jetzt heißt es, ein Gewerbe anzumelden. Entweder machst du direkt einen Termin beim zuständigen Gewerbeamt oder du nutzt einen der Online-Dienste wie https://gewerbe.org/ Diese übernehmen das Ausfüllen des Antrags und kümmern sich um die Anmeldung. Alternativ gibt es die Service-Portale der Länder, z.B. für Niedersachsen oder für NRW.

Exkurs: Selbstständigkeit vs. Freiberufler (Freelancer)

Im Web wird oft die Frage gestellt, ob der Beruf der Virtuellen Assistenz zu den Freiberuflern zählt. Das ist nicht ganz leicht zu beantworten und hängt von der Tätigkeit ab, die du ausüben willst. Die oben aufgezählten Tätigkeiten (Back-Office, Social Media etc.) zählen eher zu den gewerbetreibenden Tätigkeiten. Damit unterliegst du der Pflicht, ein Gewerbe beim Gewerbeamt anzumelden und Gewerbesteuern an das Finanzamt zu zahlen.

Dagegen zählen Übersetzer, Dolmetscher oder künstlerische Tätigkeiten eher zu den Freelancern - diese müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen folglich auch keine Gewerbesteuer.

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Bis zu einem Einkommen von 9.984 Euro bleibt das Einkommen für ein Kalenderjahr steuerfrei (2022). Ab 9.985 Euro steigt der Steuersatz von 14 auf bis zu 42 Prozent an. Der Steuersatz in Höhe von 42 Prozent gilt für Jahreseinkommen zwischen 58.597 Euro und 277.826 Euro.

Weitere Infos, s. IHK.


Um dich rechtssicher abzusichern, empfehlt sich, diese Fragen mit einem Steuerberater zu besprechen.

3. Leg los

Natürlich solltest du einen Plan haben. Warte aber nicht zu lange, sondern starte. Vieles ergibt sich im Laufe der Zeit einfach durch Erfahrungswerte. Nicht jede/r hat bereits seine Nische gefunden. Viel wichtiger ist es daher, dass du dich erstmal in die Selbstständigkeit reinfindest - learning by doing ist die Devise. Du wirst relativ schnell merken, wo deine Stärken und Schwächen liegen und in welchen Bereichen du dir Hilfe holen musst.

Die beste Investition ist das Investieren in dein Wissen. Bilde dich in den Bereichen intensiv weiter, die du langfristig anbieten möchtest.

Meine Fortbildungen:


Die Liste meiner Studientitel zum Social Media Marketing und meine Lieblingsbücher zu den Themen Mindset und Zeitmanagement, findest du in der Socialbus-Mediathek.


4. Wo findest du deine Kunden

Mache dein Vorhaben offiziell und erzähle deiner Familie, deinen Freunden und Bekannten von deiner Selbstständigkeit. Oft ergeben sich hier schon erste Aufträge.

Zur Darstellung deines Angebotes brauchst du eine Website. Erstelle diese entweder selbst mit WordPress, Jimdo oder Wix oder suche jemand, der das für dich übernimmt. Auf deiner Webseite erstellst du deine Inhalte, die du über ausgewählte Social Media Kanäle für mehr Reichweite kommunizierst.


Schreibe regelmäßig Blogartikel. Du brauchst Hilfe? Dann melde dich gerne bei uns. Wir sind dir auch beim Copy Writing gerne behilflich. Mit relevantem Content und den richtigen Keywords wirst du über Google leichter gefunden. User suchen nach Lösungen eines Problems statt direkt nach einer Virtuellen Assistenz. Veröffentliche deinen Content kontinuierlich auf deinen Plattformen und baue dir gleichzeitig ein Netzwerk auf! Nichts ersetzt ein richtig gutes Netzwerk, in dem sich gegenseitig für die Expertengebiete empfohlen wird.

Melde dich auch auf Plattformen wie fiverr oder fernarbeit.net an und biete deine Dienstleistung an.


5. Was verdienst du als VA?

Generell kann man sich an die Tätigkeiten des analogen Pendants orientieren. Laut Gehaltsreport der Online-Jobbörse StepStone liegt dieses z.B. bei einem Office Assistant bei durchschnittlich 45.400 €. Abweichungen nach oben und unten hängen mit deiner Qualifikation, deinem Schwerpunkt, ggf. auch mit der Branche, dem Standort des Unternehmens und dem Erfolg eben dieses zusammen. Die Preisspanne beim Stundensatz reicht von 35 Euro bis weit über 90 Euro pro Stunde. Je spezialisierter du in einem Gebiet bist, desto höher kannst du deinen Preis ansetzen.


Wenn du nicht mehr nur nebenberuflich selbstständig bist, trägst du deine Versicherungsbeiträge selbst. Gleichzeitig wirst du nicht bezahlt, wenn du krank bist oder Urlaub hast. Auch die Einkommenssteuer musst du in deiner Kalkulation berücksichtigen. Pauschal kannst du davon ausgehen, dass ca. 50% deiner Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) für Versicherungsbeiträge und Steuerrücklagen ausmachen.

Überlege dir genau, ob du deine Dienstleistung als Paketpreis oder mit einem Stundensatz anbietest. Wenn du die Stunden gut abschätzen kannst, bietet sich der Paketpreis an. Andernfalls ist davon abzuraten.

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Fazit

Die Vorteile einer VA liegen auf der Hand: Insbesondere Frauen mit Familie sehen ihre Chance, wieder am Berufsleben teilzunehmen, den Anschluss in der Elternzeit nicht komplett zu verpassen und sich sukzessive ein eigenes Business aufzubauen. Die freie und flexible Zeiteinteilung ist schon ein großer Anreiz, allerdings darf man auch nicht unterschätzen, dass man auch als VA abliefern und Deadlines einhalten muss. Durch Corona agieren immer mehr Unternehmen teilweise oder komplett digital. Das Negativ-Image vom Home-Office verabschiedet sich so langsam auch aus den Köpfen konservativer Unternehmen, die jetzt auch die Vorteile von einem Remote-Job sehen. Firmen müssen sich nicht mehr an Angestellte binden, keinen festen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen - ganz zu schweigen von den derzeitig sehr hohen Energiekosten.


Die Zukunftsaussichten in diesem Job sind also exzellent. Du kannst deine Spezialisierung durch gezielte Weiterbildungen erweitern oder verändern und deine Positionierung mit der Zeit anpassen. Deine Erfahrungen und Referenzen sind eine gute Möglichkeit, die Gehaltsverhandlungen erfolgreich zu führen oder den Stundensatz anzupassen.



Quellen:

- Bilder Unsplash by WIX

- de.fiverr.com

- www.virtual-assistant-women.de/so-wirst-du-virtuelle-assistenz/

- www.youtube.com/watch?v=sZgGoVJGK6o

- fernarbeit.net/

- gruenderplattform.de/geschaeftsideen/virtuelle-assistenz






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