Schwupps, da ist 2023 auch schon wieder vorbei. Und was nehme ich mit ins neue Jahr? Viele interessante Learnings: Zwei Arbeitgeber, wie sie unterschiedlicher nicht sein können, nebenberufliche Aktivitäten im Social-Media-Umfeld, private Höhen und Tiefen - da kommen einige Learnings zusammen. Zum Beispiel, wie schafft man eine gute Work-Life-Balance?
Vor längerer Zeit gab es schon mal einen Artikel, in dem ich verschiedene Zeitmanagement-Methoden vorgestellt habe. Welche ich am Ende genutzt habe? Überraschung - gar keine. Dafür hatte ich einfach keine Zeit 😜
Wie schnell man in die Zeit-Falle tappt, habe ich dieses Jahr einmal mehr erfahren. Nach einem zeitintensiven Webseiten-Relaunch für meinen Arbeitgeber widme ich mich nach längerer Pause deshalb mal wieder dem Thema Zeitmanagement und nehme endlich wieder die Blogarbeit auf. Ein guter Zeitpunkt, wie ich finde: Der Relaunch hat meine gesamte Aufmerksamkeit und Energie gekostet. Die neue Webseite ist rechtzeitig vor Weihnachten live gegangen, nebenbei habe ich trotzdem alle anderen Doings in Sachen Social Media umgesetzt, das Daily Business lief, und ich bin gesund geblieben - erstaunlich! Dafür bin ich sehr dankbar. Ich habe es trotzdem nicht verpasst, ein paar Highlights (wie Reisen) zu schaffen, sonst wäre ich wahrscheinlich gnadenlos untergegangen. Dafür musste eben ein Hobby dran glauben: der Blog.
Vorsatz für 2024 - Zeitmanagement in die Praxis umsetzen
"Immer mehr" und "immer schneller" funktioniert heute einfach nicht mehr. Warum? Es ist kein Ende in Sicht. Das frustriert auf Dauer. Ständig neuer Content in den sozialen Medien, ständig neue Herausforderungen und das immer sofort. Im Hamsterrad verlernt man schnell, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren - man reagiert eigentlich nur noch.
Es gibt kaum Tage, an denen man alles erledigt - das belastet. Zu viele Ablenkungen, zu viele Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, als man erwartet hat.
Um Zeitfresser zu identifizieren, müsste man seine Tätigkeiten aufschreiben und analysieren. Wer das möchte, sollte eine Woche lang seine Arbeiten dokumentieren. (Ich habe keine Lust dazu, ich weiß auch so, wo meine Schwächen liegen 📲)Schnelles Arbeiten und Multitasking sind kontraproduktiv
Möglichst schnell zu arbeiten oder gleichzeitig Dinge zu erledigen, das funktioniert leider nicht. Darunter leidet vor allem die Qualität. Oft schleicht sich der Fehlerteufel ein.
Ich will die Kontrolle über meine Zeit zurück.
Keine last-minute-Aktionen mehr - Vorteile von Prioritäten
Adhoc-Arbeiten sind ein echter Stressfaktor. Wenn der Alltag ständig fremdbestimmt ist, steigt der Druck. Frauen leiden besonders darunter, denn sie stellen die eigenen Bedürfnisse zugunsten von Job und Familie oft hinten an, wollen es immer allen recht machen. Der Kollege braucht Unterstützung? Das Kind hat ein Anliegen, die Freundin ein Problem? Du reagierst sofort. Klar, hängt es vom Anliegen ab, dennoch sollte man unbedingt lernen, Dinge zu priorisieren oder einfach mal nein zu sagen.
Im Job bedeutet das "Agieren statt reagieren". Aber wie klappt das? Jeder will immer alles sofort. Wie kann man Wichtiges von Dringendem unterscheiden und wie setze ich Prioritäten?
Die Aufgaben zukünftig priorisieren: A, B oder C?
Kennst und nutzt du schon die ABC-Methode?
A - sind die wichtigen Aufgaben. Sie machen durchschnittlich 15 % der Zeit aus und sind aus vertrieblicher Sicht die profitabelsten Aufgaben. Sie erwirtschaften 65 % des Ertrags. Deshalb sollte man mit diesen strategischen Arbeiten den Tag starten und diese nicht schieben. Sie sparen am Ende Zeit in der operativen Umsetzung.
B - diese Aufgaben haben mittlere Priorität und sollten nicht mehr als 20 % deiner Zeit ausmachen. Diese Aufgaben haben ebenfalls einen gewissen Ertragsanteil, dieser fällt mit 20 % aber deutlich geringer aus als die der A-Aufgaben.
C - machen 65 % der Zeit aus. Es handelt sich um Routinearbeiten. Sie sind relativ einfach zu erledigen und zeigen schnell ein sichtbares Ergebnis. Deshalb macht man sie gerne, denn bei diesen Aufgaben bekommt man das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben. Sie gehören aber nicht zu den wichtigen Aufgaben.
Mit Zielen selbstbestimmt arbeiten
Mit dem Anspruch, alles zu können und alles zu wissen, setzt man sich enorm unter Druck. Egal ob beruflich oder privat. Es braucht Ziele, um sich die Selbstbestimmung zurückzuholen. Ziele helfen dabei, Zeit und Energie zu fokussieren. Dabei ist es wichtig, mit kleinen Zielen anzufangen. Ich fange mal an: Ich möchte in 2024 wieder meinen Blog aufnehmen. Warum? Ich sehe den Blog als Investition, als Weiterbildungsmaßnahme. Ich bleibe damit als Online- und Social Media Managerin am Ball, indem ich mich mit neuen Trends und Themen auseinandersetze. Ich möchte zudem andere an meinem Wissen, meinen Erfahrungen teilhaben lassen. Die Artikel dienen mir als Gedächtnisstütze .... könnte noch ewig weitermachen. Was ich damit sagen will: die Motivation kommt von mir selbst (wer es nicht kennt: das sind intrinsische Faktoren), ich opfere zwar meine Freizeit, aber ich entscheide. Das sollte man sich auch im Job bewusst machen: statt sich zu ärgern, Dinge für andere zu erledigen, sieh es doch mal so: du machst das für deinen Lebensunterhalt mit allen Vorteilen.
Was ist dir wichtig?
Was willst du erreichen?
Was bereitet dir Freude?
Worin siehst du den größten Sinn?
Wie willst du dich fühlen?
Was willst du besitzen?
Dabei geht es nicht nur um berufliche Ziele und deine Karriere, sondern auch um Familie, Freunde, Hobbys, Gesundheit und deine persönliche Weiterentwicklung.
Dinge gleich erledigen, Störungen reduzieren, konzentriert arbeiten
Ich habe mir in den letzten Jahren angewöhnt, Dinge, die ich angefangen haben, gleich zu erledigen (C-Aufgaben). Durch das erhöhte Arbeitsvolumen konnte ich mich oft nicht erinnern, ob ich eine E-Mail bereits beantwortet und erledigt hatte oder nicht. Daher versuche ich E-Mails immer gleich zu beantworten, zu erledigen und lösche sie aus dem Eingang. Wenn du deine E-Mails liest, ohne darauf zu reagieren, stapeln sie sich und du musst sie später nochmal "anfassen" - also doppelte Arbeit. Das gilt natürlich auch für viele andere Arbeiten. Nicht schieben - einfach machen!
Weitere Tipps für effektives und fokussiertes Arbeiten
räume bestimmte Zeiten für Routinearbeiten
stelle sämtliche akustische Signale ab: WhatsApp, E-Mail-Benachrichtigungen, stelle bei wichtigen Aufgaben das Telefon stumm oder den AB ein
richte feste Termine oder Sprechzeiten ein
stelle Termine für bestimmte Arbeiten in deinen Outlook-Kalender ein, blockiere Zeitfenster, schaffe Pufferzeiten
Placebo Termine für langfristige Pufferzeiten: Denk dir einen Namen (Operation x) aus und blockiere vorsorglich Termine im Kalender. Falls unerwartet Probleme auftreten oder eine Terminanfrage kommt, kannst du immer noch selbst entscheiden.Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplaner
Ohne Plan geht nichts. Damit du deine Ziele nicht aus den Augen verlierst, solltest du dir deine Ziele für 2024 bewusst machen. Der Jahresplan hilft dir dabei, allgemeine Timings zu setzen. Viele nutzen zusätzlich Monatspläne für eine detaillierte Beschreibung der Ziele und Aufgaben.
Mir helfen vor allem Wochenpläne. Tagespläne sind für mich persönlich zu aufwendig für die Hektik im Alltag. Es fehlt zudem der Überblick. Die Wochenübersicht wiederum wird auch privaten Aktivitäten gerecht. Zum Abschluss der Woche solltest du die Planung für die Folgewoche vornehmen, so bist du noch nah genug an Aufgaben, die noch nicht erledigt sind, schließt vergangene TODOs ab und hast schon die Termine der neuen Woche im Blick. Am besten den Outlook-Kalender ausdrucken und als Basis nehmen. Im Wochenplan reservierst du dann um deine fixen Termine zusätzlich Zeitfenster für komplexe und wichtige Aufgaben ein.
Hier neue Vorlagen zum Download oder als Canva-Link.
Die Elon Musk Methode
Was kommt in deinen Terminkalender? Trägst du Hin- und Rückfahrt zur Arbeit, E-Mail-Bearbeitung und die vielen kleinen TODOs ebenfalls in deinen Kalender ein? Das solltest du tun. So kannst du nichts mehr vergessen. Ich plane meinen Tag mit Outlook und To Do von Microsoft.
Timeboxing ist gerade in aller Munde, nicht zuletzt durch Elon Musk. Für jede anfallende Aufgabe ist dabei ein fester Zeitblock (Englisch: „timebox“) vorgesehen, in der die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Konzernchef Elon Musk treibt diese Methode auf die Spitze, in dem er angeblich seine Aufgaben in Fünf-Minuten-Blöcke einteilt. So soll er seine Produktivität um ein Vielfaches steigern. Vielleicht für Konzernchefs möglich, die hauptsächlich Entscheidungen treffen, für "Normalos" wohl kaum umsetzbar, aber vom Ansatz genau richtig.
Aufgaben in der vorgegebenen Zeit abschließen
Man hat heutzutage einfach keine Zeit mehr, den halben Tag für die Erstellung eines Reels zu vergeuden. Ich kann es mir auch nicht leisten, 2 Tage an einem Blogartikel zu sitzen. Nicht umsonst nutzen deshalb viele KI-Tools. Man muss einfach lernen, Dinge in einer bestimmten Zeit zu erledigen. Nicht mehr verzetteln, sich nicht in Details verlieren oder Aufgaben lange vor sich her schieben,
den Perfektionismus einfach mal etwas runterschrauben.
Das hilft, sich in der vorgegebenen Zeit auf das Wesentliche zu konzentrieren und so effektiver zu arbeiten.
Verschaffe dir einen Überblick über die anfallenden Aufgaben des Tages bzw. der Woche.
Unterscheide zwischen großen Aufgaben und kleinen Teilaufgaben, nutze die Priorisierung in A, B und C.
Gib jeder Aufgabe einen entsprechenden Timeslot
Plane Pausen ein
Das Jahr kann kommen. Und wenn es mal wieder nicht so klappt mit der Planung, dann nehmen wir die Learnings mit in 2025. Übung macht den Meister - nobody is perfect 🤷♀️