Zeitmanagement - Ziele erreichen leicht gemacht

Zeitmanagement ist eigentlich der falsche Begriff. Denn die Zeit können wir gar nicht managen, die bleibt für alle immer gleich. Der Tag hat für jeden eben "nur" 24 Stunden.

Aber unsere Aufgaben, die wir innerhalb dieser Zeit erledigen wollen oder müssen, können wir managen. Deshalb wollen wir euch die bekanntesten Zeitmanagement-Systeme vorstellen.

Pomodoro Methode

Mit der Pomodoro-Technik gestaltest du deine Tagesplanung und teilst deine Aktivitäten in kurze, effektive Arbeitsblöcke von 25 Minuten ein. Der "Erfinder" dieser Technik hat seine Küchenuhr in Form einer Tomate verwendet und damit diesem System den Namen gegeben - Pomodore heißt Tomate. Deine Arbeitszeit unterteilst du in 25-Minuten-Abschnitte (die sogenannten Pomodori). Danach folgt eine 5-minütige Pause. Die Technik basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern.

Und so geht's:

• Wähle eine Aufgabe und widme dieser 100% deiner Aufmerksamkeit.

• Stelle den Timer deines Smartphones (oder die Küchenuhr) auf 25 Minuten und starte. Konzentriere dich nur auf diese eine Aufgabe bis der Timer klingelt. Lass dich nicht ablenken. Falls du deine Aufgabe nicht geschafft hast, nimm sie mit in den nächsten Zeitblock oder schiebe sie je nach Wichtigkeit auf einen späteren Termin.

• Hast du die Aufgabe erledigt, streiche sie von deiner To-Do-Liste. Mache deine Erfolge auf diese Weise sichtbar.

• 'Have a break' heißt es jetzt. Es folgt die kurze Pause von 5 Minuten: trinke einen Kaffee oder Tee, dreh' eine kleine Runde, beweg' dich, dehne dich oder mach' einfach etwas, was dich entspannt.

• Nach 4-Pomodoro-Zeiten folgt eine längere Pause von 20-30 Minuten. Nutze diese Pause für einen Spaziergang oder erledige Dinge, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben. Mach' deinen Kopf frei für neue Informationen und für die nächste Runde.

Du lernst mit der Pomodoro-Technik, Aufgaben konzentrierter zu erledigen. Du kannst besser einschätzen, wie lange du für deine Aufgaben benötigst und zukünftige Aufwände besser planen. Passe mit deinen Erkenntnissen deine Zeitpläne und To-Do-Listen an.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein einfaches Hilfsmittel, um sich über die IST-Situation der Aufgaben ein Bild zu machen. ABC steht dabei für die Priorisierung.

• A = wichtige Aufgaben, Wert: 65%, Zeit: 15% - persönlich und sofort erledigen

• B = weniger wichtige Aufgaben, Wert: 20%, Zeit: 20% - terminieren und persönlich erledigen

• C = Routine-Aufgaben, Wert: 15%, Zeit: 65% - wenn möglich delegieren

Wenn du Stress reduzieren und effizienter arbeiten möchtest, solltest du am Anfang des Tages immer eine Priorisierung der Aufgaben in deinen Arbeitsalltag einbauen.

A (dringend + wichtig)

In diese Kategorie fallen z.B. wichtige oder große Aufträge mit denen du deine Brötchen verdienst.

B (nicht dringend aber wichtig)

Alle Termine oder Deadlines, die du planen kannst, fallen in diese Kategorie. Trag dir dafür einen Reminder in deinem Kalender ein, und zwar eine Woche vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. So kannst du dich mental auf die Aufgabe vorbereiten oder dich schon mal mit dem Thema auseinandersetzen. So hältst du deine Termine problemlos ein und dein Arbeitsalltag gestaltet sich viel entspannter.

C (dringend aber nicht wichtig)

Manchmal sind es viele Kleinigkeiten, die uns in Summe aufhalten und viel Zeit kosten. Aber auch diese müssen erledigt werden. Wenn du in einem Team arbeitest, versuche einige dieser Aufgaben zu delegieren, damit du dich auf die wichtigen Dinge (A) konzentrieren kannst. Beachte aber: die Kollegen*innen haben auch einen prall gefüllten Zeitplan. Stelle also sicher, dass andere Aufgaben nicht darunter leiden.

Du lernst mit dieser Technik, Aufgaben zu priorisieren und zu delegieren. So verhinderst du, wichtige Dinge aufzuschieben. Du hast dich sicherlich auch schon mal dabei erwischt, eine große Aufgabe vor dir herzuschieben. Am Ende startest du diese dann unter Zeitdruck und setzt dich unnötigem Stress aus. Das kann man schon mal machen, Dauerstress sollte aber keine Option sein.

ALPEN-Methode

Hier geht es nicht nur um die Planung deines Tages, sondern auch darum, was du erreichen willst, welche Ziele du anstrebst. Außerdem um die Berücksichtigung und den Einsatz von Pufferzeiten, die verhindern, dass du dir zu viel vornimmst. Geplante Pufferzeiten helfen dir auch, deine Tagesplanung bei Sonderaufgaben oder "Feuerwehreinsätzen" flexibel anzupassen. Die ALPEN-Methode verhilft dir in fünf Schritten zu einem kompletten Tagesplan.

A – Aufgaben aufschreiben

Sammele alle To-Dos und schreibe sie auf. Egal, ob kleine oder große Aufgaben, ob privat oder beruflich. Mit einer kompletten Liste ist jetzt eine optimale Einteilung und Priorisierung möglich.

L – Länge einschätzen

Wie lange dauert eine Aufgabe? Notiere den geschätzten Zeitaufwand. Wie viel Zeit kannst, willst oder musst du für die jeweiligen Aufgaben aufbringen? Vielleicht hast du schon Erfahrungswerte oder Termine mit einem vorgegebenen Timing.

P – Pufferzeit einplanen

Die Pufferzeit ist gerade bei kreativen aber auch bei kritischen Aufgaben ein Netz und doppelter Boden. Ein Puffer nimmt dir den Druck. Die allgemeine Empfehlung lautet, 60% der Zeit für die aktive Arbeit einzuräumen. Die übrigen 40% sind zur Hälfte Puffer und 20% soziale Aktivität, wie z.B. der Kaffeeplausch mit den Kollegen*innen o.ä.

E – Entscheidungen priorisieren

Prioritäten setzen heißt auch Entscheidungen treffen. Sortiere also die Aufgaben nach Wichtigkeit (s. ABC-Analyse) und stimme alle Faktoren der Bearbeitung aufeinander ab. Denk daran, der Tag hat nur 24 Stunden. Und ein bisschen Schlaf braucht man auch, um Reserven wieder aufzutanken :-)

N – Nachkontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nachkontrolle deshalb, weil man jetzt z.B. die Länge einiger Aufgaben nachjustieren kann. Hier kannst du auch noch einmal die Prioritäten ansehen. Alles richtig gemacht?

Das Aufgabenmanagement wird mit Erfahrungswerten immer präziser und nützlicher und hilft so auch bei den 'lessons learned'.

Du siehst schon: Wenn du mit der ALPEN-Methode erfolgreich deine To-Dos planst, solltest du das System als ein flexibles Instrument einsetzen und immer wieder den Gegebenheiten anpassen.

Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Methode ist wohl die bekannteste Technik. Sie hilft wegen der Einfachheit insbesondere denjenigen, die es als problematisch empfinden, Aufgaben zu gliedern und somit Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen.

Die Grundregeln des Zeitmanagements werden mit einem mathematischen Hilfsmittel vereint – dem Koordinatensystem. Die X-Achse gibt die Wichtigkeit der Aufgabe an, während die Y-Achse abbildet, wie eilig eine Aufgabe ist. Dadurch entstehen vier Felder, die wie Ablagefächer Aufgaben mit Prioritäten und Timings gruppieren - ähnlich wie bei der ABC-Methode. Die Eisenhower-Methode hat aber noch eine weitere Kategorie: den Papierkorb.

• Ist eine Aufgabe wichtig und eilig, dann landet sie im Feld oben rechts.

• Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht eilig, dann gehört sie in das rechte untere Feld. Diese Aufgaben können also zeitlich geplant werden.

• Ist eine Aufgabe unwichtig, aber eilig, dann schreibst du sie in das obere linke Feld. Diese Aufgaben solltest du -wenn möglich- delegieren.

• Das letzte untere linke Feld ist für Dinge gedacht, die weder wichtig noch eilig sind, und stellen eigentlich den Papierkorb dar. Also weg damit.

Quelle: Das Eisenhower-Prinzip: DAS Werkzeug für den Arbeitsalltag (lecturio.de)

Motto-Tag

Gibt es eine Aufgabe, die du ständig vor dir herschiebst? Die so unbeliebt ist wie den Keller zu entrümpeln? Dann ist der Motto-Tag perfekt für dich. Den Motto-Tag solltest du bei deiner Monats- oder Quartalsplanung berücksichtigen. Sammele zunächst alle deine größeren Vorhaben.

Die Liste könnte wie folgt aussehen:

• Redaktionsplan für einen Monat oder das nächste Quartal

• Marketingplan für das neue Jahr

• Wettbewerber mit Produktportfolio analysieren

• Onlinekurs-Launch

• Webseite überarbeiten

• Weiterbildungsmaßnahmen

• ...

Blockiere in deinem Kalender jeden Monat einen Tag für ein Thema, dem du dich dann komplett widmest. Auch wenn kein Zeitdruck besteht, plane keine weiteren Vorhaben an diesem Tag. Erkläre dein Vorhaben an dem jeweiligen Motto-Tag zu deiner persönlichen Chefsache. Du wirst sehen, dass du über diese einfache Methode mehr Dinge als zuvor erledigen wirst.

Fazit

Egal für welche Methode du dich entscheidest, eines haben alle Zeitmanagement-Methoden gemein:

1. Verschriftliche deine Vorhaben. Auch wenn du dir vieles merken kannst, ist es doch am Ende des Tages ein positives Gefühl, wenn du deine Aufgaben abhaken kannst.

2. Priorisiere deine Aufgaben, plane oder delegiere sie.

3. Konzentriere dich auf deine Aufgaben. Widme ihnen immer deine volle Aufmerksamkeit. Reduziere alle Störungen und Ablenkungen (Musik, Smartphone usw).

4. Versuche erst gar nicht, Dinge parallel zu erledigen. Multitasking ist ein Mythos. (Auch dass Frauen Multitasking besser beherrschen als Männer ;-)

Übung macht den Meister

Teste verschiedene Systeme aus. Der eine arbeitet lieber mit Stift und Papier und nutzt sein Notizbuch oder Kalender, andere dagegen haben ihr ganz eigenes System in Outlook. Viele verwenden erfolgreich Apps, um sich zu besser zu organisieren. Je mehr du eine Methode anwendest und trainierst, umso schneller und stärker geht sie ins Blut über und du wirst völlig automatisch deine Zeit effektiver zu handhaben wissen.

Quellen

Bilder: Pexels.com, Pixabay.de

Artikel, weiterführende Links

• ALPEN-Methode: Zeitmanagement leicht gemacht (factro.de)

• Eisenhower-Methode: Das Eisenhower-Prinzip: DAS Werkzeug für den Arbeitsalltag (lecturio.de)

• Pomodoro-Technik: Das beste Rezept, um produktiv zu arbeiten | impulse